Управление небольшой клиникой. Лайфаки от Dental Cloud

Это последняя статья в этом году из нашей серии "Лайфаки от Dental Cloud". Предыдущие статьи были посвящены рассуждениям на тему того, как инструменты автоматизации помогают клиникам сделать их работу эффективной и где искать золотое сечение автоматизации - соответствие ваших бизнес задач и ожиданий и выбранного инструмента.

Сегодня нам помогает Инна Вирабова - практикующий врач-стоматолог, планирующая открыть собственную клинику. Мы попросили ее прокомментировать наши гипотезы от том, как добиться максимального  эффекта,  автоматизируя только самые необходимые и критичные направления работы клиника.
Перед тем как начать рассуждения, я хотел сделать акцент на то, что мы все же говорим про управление небольшими клиниками и это накладывает несколько значимых ограничений:

• Небольшая клиника в нашем понимании – это 10 - 15 человек, в которых минимум административного персонала. Очень важно, что в целом в коллективе до 50 человек работают свои стандарты управления, которые нельзя проецировать на более крупные клиники.

• Руководитель клиники - врач, компетенции которого лежат больше в плоскости лечения, а не администрирования и развития показателей бизнеса.

Управление само по себе - это многофакторная задача, которая лежит в нескольких плоскостях - люди, требования регуляторов, фискальные регуляторы и финансы.  Если вы как руководитель, смотрите в сторону сервисов автоматизации, то вы должны ответить себе на несколько простых вопросов - какие задачи нужно, а какие не нужно автоматизировать, зачем в целом нужна автоматизация и какие изменения произойдут после начала использования модного облачного сервиса, есть ли уже в клиники выстроенная практика взаимоотношения с пациентами, бизнес-процессов или маркетинга.  После ответов на эти вопросы, возможно вы поймете, что пока автоматизировать что-то рано - сначала нужно повысить компетенции в каком-то конкретном направлении  или выстроить бизнес-процессы.
Сегодня я постараюсь выстроить гипотезы, которые помогут руководителю клиники понять степень необходимость в автоматизации управления и моменты, в которых стоит разобраться, начиная настройку процессов управления и автоматизации.

Автоматизация клиники на ноутбуке и в облаке

Гипотеза №1 - больше открытых данных лучше чем один отчет

К сожалению, организация работы клиники - это трудоемкий процесс выполнение требований регуляторов в плане непосредственно медицинской работы и бизнес-составляющая, которую можно разделить на несколько направлений. Обе составляющих - это документооборот, коммуникации, аналитика, работа с пациентами  и учет. Фактические данные, которые нужно или не нужно упорядочить.
Обычно в  системах автоматизации пользователи работают с входными данными и получают результат в виде готовых форм или отчетов. В Dental Cloud мы поступили по-другому - мы оставили данные открытыми. Что это значит - мы не трансформируем данные в формы отчетов, а собираем их и показываем руководителю клиники в виде аналитики по ключевым метрикам.
На основании этих данных руководитель свободен в построении управленческого учета и ключевых показателей эффективности своей клиники.
Мы считаем такой подход оптимальной, пока степень бюрократии в клиники еще не велика и это характерно для команд менее 50 человек. 
Например, мы не реализовали какую-то конкретную формулу расчета заработной платы. Во-первых, система мотивации персонала - ее разработка и реализация не должна навязываться разработчиком, во-вторых, в небольшой клиники на основании данных рассчитать зарплату в каком-то другом инструменте не составит труда. 

Инна Вирабова: Тогда слово система автоматизации теряет смысл. Я хочу условно нажать на кнопку и получить результат. Вы декларируете экономию времени, но тут же говорите о том, что я должна делать какие-то дополнительные расчеты в другой системе.

Хорошее замечание, Инна, но тут мы взвешивали вечный конфликт ИТ разработчиков, предлагающих, или строгую регламентацию, или постоянные доработки и свободу выбора руководителя клиники в разработки системы мотивации персонала, например, и  других показателей эффективности работы, который руководитель захочет внедрить в клинике. Да и последний сценарий ближе нам по духу.

Какие данные предлагаем мы:
• Общие по клинике
• По каждому врачу

Как мы предлагаем данные по клинике. В разрезе - время, услуги, визиты, финансы, специализация.  Такие форматы отчетов, на наш взгляд:
• привязан к услугам, в которых заложены экономические ожидания.
• обезличен - учет ведется по специализациям.
• достаточен для принятия управленческих решений.

Если говорить по аналитике по врачу, то аналитика сделана в разрезе:
• Количество визитов за период
• Первичные визиты за период
• Загруженность врача (часы)
• Загруженность врача по дням недели
• Выставление счетов
• Оплаченных счетов
• Неоплаченных счетов

Вторым важным шагом для нас стал отказ от реализации учета материалов. Причина - довольно большой массив предложений материалов не по категориям, но по поставщикам и разница в фактических расходах.  Исключив учет материалов - мы отдали предпочтение простоте сервиса в целом.

Инна Вирабова: Согласна с вашим решением. Материалами обычно занимается медсестра и тут я думаю человек справится лучше, чем любая программа, так как расход на каждого пациента разный , ну и я не представляю как заранее можно предугадать, если только просто по датам закупки ориентироваться, то это относительно все равно получается.

Еще одним шагом по упрощению Dental Cloud стало отсутствие в сервисе прав доступа. Т.е. все данные открыты администратору. Это связано с тем, что мы ориентированы на небольшие команды, в которых довольно сильная степень доверия между коллегами и мы считаем, что контроль данных должен быть выстроен в клинике на межличностном уровне. Вторая причина - данные в Dental Cloud сами по себе ни чего не значат - они базис для формирования заработной платны, например, т.е. критичных данных. И третье, открытость общих данных по клиники наоборот будет хорошим стимулом для сотрудников видеть рост или достижение общих планов, если такие ставятся. 

Гипотеза №2 -  медицинский документооборот строго регламентирован и в нем нет места автоматизации

Создавая наш сервис мы не планировали, что наш он полностью переведет работу клиники в электронный документооборот. Это не возможно хотя бы из-за требования регулятора и мы рекомендуем нашим пользователям гибко совмещать использование электронных инструментов и бумажного документооборота. Что оптимально отдать на сторону нашего сервиса:
• работа с базой пациентов
• штатное расписание
• планирование визитов
• ведение медицинской карты пациента с возможностью печати
• дублирование процесса лечения в электронном формате
• хранение снимков и документов в электронном виде
• ОМС
• финансовые итоги работы клиники

Инна Вирабова: Я бы пользовалась только функционалом, который помог бы мне организовать работу - расписание, визиты, финансы. У людей есть привычки и они с ними живут, им удобно и люди не склонны, что-то менять. Если я привыкла заполнять медицинскую карту ручкой, то навряд ли очень удобные инструменты мотивируют меня полностью перейти на работу. А вот частично я обязательно буду использовать сервис - в части работы с

пациентами и финансами.
Т.е. руководителю клиники нужно разделить два потока документооборота - бизнес и  прикладной и смотреть на автоматизацию каждой задачи раздельно. Может оказаться так, что каждую подзадачу придется автоматизировать разными инструментами - в этом нет ни чего плохого и это ваше решение, как руководителя.

Гипотеза №3 -  Отдать часть задач клиники на аутсорсинг

Мы не стали реализовывать бухгалтерский учет и требования к формам отчетности в Dental Cloud  https://dentalcloud.pro/ по нескольким причинам:
• Бухгалтерский учет - язык общения клиники с фискальными органами (бухгалтер - налоговый агент государства) ни чего общего не имеющий с развитием клиники.
• Оплата услуг бухгалтера -расходы, а не доходы.
• Для клиники более важен управленческий учет и автоматизация операционных процессов.

Инна Вирабова:  Мне кажется, что руководителю организации всегда спокойней ощущать, что бухгалтер - его правая рука, который компетентен в вопросах не только сдачи отчетности, но и в вопросах финансов.

Да, Инна в чем-то права - "своя рубаха ближе к телу", но во -первых, бухгалтерский учет имеет мало общего с финансами организации и тем более к бизнесу клиники .
Во-вторых, небольшая компания может забыть про обременение сдавать отчетность и платить зарплату бухгалтеру, а получить услуги бухгалтера, юриста и секретаря "по подписке". Пример такой компании - наши партнеры КНОПКА. Роль руководителя клиники - сообщить входные данные КНОПКЕ http://knopka.com/ и забыть о вопросе коммуникаций с фискальными органами.

Гипотеза №4 -  Масштабы и органический рост

В бизнес-среде есть определение на понятийном уровне "полураспад бизнеса" -  оно утверждает, что через 5 лет примерно половина компаний (клиник) будет закрыта. Очевидно, что в начале пути не стоит выбирать решение по автоматизации, которое не вписывается в рамки текущей отметки органического роста клиники. Т.е. новой клинике не стоит приобретать дорогие платформенные решения, сервера, заказывать выстраивание бизнес-процессов, нанимая консультантов. Т.е. если вы собрались ехать, то для начала лучше сесть на велосипед или мопед, а дальше пересаживаться на  "Tesla".
Начать можно с малого и Dental Cloud оптимально подходит для старта кабинета или клиники. Если говорить про порядок цен за сервис, то это от 80 рублей в сутки для минимального платного тарифа. 

При создании тарифов Dental Cloud мы делали акцент именно на масштабах бизнеса нашего пользователя. При этом мы не ограничивали функционал в тарифах, а дали возможности пользователям с первого дня работы кабинета или клиники организовать полноценную автоматизацию операционных процессов - это одно из наших ключевых преимуществ перед конкурентами.
Мы не обделили вниманием еще один сегмент пользователей - практикующих стоматологов. до нас на российском рынке ни кто из разработчиков не ставил своей целью создать предложение для них. У нас есть тариф Практика - он бесплатный для врачей и самый востребованный на сегодня тариф.  

Инна Вирабова: Я пользуюсь Dental Cloud в роли практикующего врача. Пока все использую инструмент как записную книжку , в которой храню контакты своих любимых пациентов. Коллеги обещали сделать интеграцию в календарях GOOGLE и Apple - жду этой возможности с нетерпением.

Врач-стоматолог Инна Вирабова

Гипотезы подтверждаются только практикой

Выдвинув  "4 гипотезы" и обсудив их с практикующим стоматологом, напрашиваются простые правила, которые помогут  сделать правильный выбор программы автоматизации вашей практики, кабинета или клиники:

• начинайте автоматизацию клиники с конкретных, проработанных задач или практик
• автоматизируйте сотрудников "front office" (те, то общается с пациентами - администратор, врачи) в первую очередь - они формируют ваши доходы.
• отдавайте задачи на аутсорсинг.
• некоторые задачи можно не автоматизировать вообще.
•  нужно выбирать сервис соответствующий  органическому возрасту вашей.
• если у вас кабинет, то вам возможно достаточно бесплатных "электронных таблиц" и калькулятора.
• выбирайте сервис с оплатой по подписки, чтобы не делать капитальных затрат на автоматизацию.
• выбирайте сервис, работающий на всех устройствах - планшетах, смартфонах, ноутбуков.
• отдавайте предпочтение простоте в начале работы.

Удачного решения задач управления!
Этой статьей мы заканчиваем серию статей о роли ИТ в стоматологии. До встречи в следующем году и спасибо редакции портала за предоставленную возможность рассказывать о трендах в автоматизации, нашем сервисе, преимуществах облачных технологий для медицины и стоматологии.

Авторы:
Инна Вирабова - врач - стоматолог
Алексей Калачников - независимый директор Dental Cloud